10 dicas para usar bem o e-mail

25 09 2007

Achei genial em sua simplicidade o artigo “10 Simple Tips for Using Email” do lifehack.org. Genial por ser objetivo, sucinto e por demais importante em seu conteúdo. Tanto que fiz uma pequena síntese traduzida e aqui deixo para quem interessar.

Email
“Não adianta ter se não sabe usar!”

Tenha diferentes e-mais para diferentes propósitos: um para contatos profissionais, outro para amigos, outro para trabalho. Separe as coisas por interesse. Por exemplo, você não quer abrir seu e-mail num final de semana e se deparar com uma mensagem desagradável do seu chefe. Pode-se achar desconfortável ter várias contas de e-mail, mais o preço faz jus as vantagens!

E-mail nem sempre é o melhor tipo de conversa: se o assunto for importante e você notar que terá que escrever muito pra alguém te entender, está na hora de deixar a tecnologia de lado e partir pra maneira conservadora de comunicação: face-a-face! Tenha bom senso e saiba quando deve usar um ou outro.

Não diga por e-mail o que não diria pessoalmente: sempre é bom lembrar! Seja educado e evite troca de desaforos por e-mail. Você se arrependerá com certeza. É fácil você ser desaforado por e-mail poisé um meio impessoal. Seja cuidadoso.

Use um bom título: um bom assunto ajuda a aumentar as chances de seu destinatário ler seu e-mail. Um assunto ruim garantirá que ele vá para a pasta “Lixo Eletrônico”! 🙂

Não assassine o Português: e eu não estou falando do seu Manoel da padaria! Só por que é e-mail, moderninho, da moda, não significa que tem que escrever como um adolescente no MSN. Isso indica preguiça e falta de cuidado. Se está com pressa, então deixe pra responder quando tiver tempo!

Vá direto ao ponto: e-mails nasceram para serem breves. Se tiver que escrever mensagens longas, divida-as em blocos menores com começo, meio e fim, facilitando a compreensão. Isso é bom pra quem escreve e pra quem lê.

Avise quando receber e-mails importantes: se alguém lhe enviar um e-mail com um texto ou arquivo importante, responda a pessoa assim que ler a mensagem. Uma resposta bem sucinta, por e-mail mesmo. Isso ajuda a evitar desencontros nas informações.

Tenha cuidado com o “Responder a todos”: se você é um novato no Outlook, procure saber bem a diferença entre “Responder” e “Responder a todos”. É extremamente embaraçoso ver sua resposta sendo lida por todos e você não saber! Tenha cuidado!

Tenha sua assinatura de e-mail: é legal, passa uma imagem profissional e te ajuda a não ter que ficar digitando as mesmas informações no final de cada e-mail que escreve. E lembre-se: as pessoas poderão querer te contatar de outras maneiras além do e-mail, assim, tenha certeza de possuir um número de telefone e um endereço. Aproveite também para incluir os endereços dos seus sites, se possuir. Isso dará a chance de conhecerem um pouco mais sobre você!





The book is on the table

22 09 2007

Por estes dias esta eu a conversar com um amigo e este me disse que está disposto a iniciar um curso de idiomas, inglês pra ser mais específico. Isso gerou uma pequena discussão sobre a real necessidade desse meu amigo fazer o curso, já que na empresa que trabalha não se tinha nenhum tipo de contato internacional que justificasse o aprendizado de outro idioma.

Welcome, my friend!
Welcome, my friend!

Porém, nem só da necessidade vive o aprendizado. Conversando com alguns amigos sobre a discussão acima e fazendo algumas questões ao amigo Google, consegui algumas justificativas convincentes para se iniciar um curso de inglês, mesmo que no seu trabalho não se necessite dele. São elas:

Aumento das fontes de conhecimento: sabendo outro idioma, você derruba o muro que te separa da vanguarda, que geralmente se encontra em inglês, trazendo para o seu dia-a-dia as melhores fontes de conhecimento para te auxiliar na solução de problemas e na tomada de decisões.

Seu mercado de trabalho é o mundo: você não fica mais preso ao mercado de trabalho onde está por causa do idioma. Se sonha alto, isso ajuda muito.

Faz bem pra saúde: estudar outro idioma que não o seu exercita seu cérebro e sua memória, ajudando a retardar a “velhice” do mesmo.

Tudo bem, você já sabe de tudo isso, só que ainda tem muitas dificuldades em trazer a língua estrangeira para seu dia-a-dia. Então vou passar algumas dicas de como enriquecer seu vocabulário estrangeiro e treinar sua conversação sem nenhum mantra mágico!


Derrubando a barreira do idioma

Escute muita música: são as melhores fontes de pronúncia que você poderá achar. Escute uma música em inglês e tente entender o que está sendo dito. se não conseguir, apele para a letra da música (ache no Google). Você aprende se divertindo!

Tenha um parceiro(a) de estudo: convide um amigo ou seu (sua) namorado(a) pra fazer o curso junto com você. Combinem um tempo para só se comunicarem em Inglês. Conversação é crucial, além de ser algo bem legal falar outro idioma! Impressiona! 🙂

Assine uma publicação estrangeira: Quando mexem no nosso bolso, a gente não se conforma. Então, mexa você no seu bolso e assine uma revista, um jornal online, ou qualquer coisa em inglês. Você se sentirá a compulsão em ler aquilo, pois investiu seu rico dinheirinho naquilo! Isso te treinará na leitura e enriquecerá seu vocabulário, além de te dar informação sobre o que acontece pelo mundo!

Tenha sempre um dicionário por perto: tenha certeza de uma coisa: você nunca saberá tudo sobre inglês. Então, precisará de uma ajudinha de vez em sempre! Para isso, conte com um bom dicionário! A escolha é sua: impresso, online, de bolso, pra palm! O importante é ter ele por perto e consultar sempre que encontrar algo que não tenha entendido muito bem! Não deixe pra depois!

Faça uma viagem: não adianta. Você pode estudar na melhor escola, ter os melhores contatos americanos no MSN, não tem melhor experiência agregadora que uma viagem ao exterior e ter a chance de explorar todo teu potencial com a experimentação de outro idioma.

Faça dessa experiência algo divertido e útil. Assim tudo ficará mais fácil!





A difícil arte de liderar

17 09 2007

Pode falar o que quiser. Não existe algo mais complexo do que você gerenciar pessoas. As possibilidades de acontecimentos são tantas que não dá pra se preparar nem ter resposta pra tudo que um líder vai presenciar em sua vã existência.

Mas aí você pergunta: “Mas o que eu faço pra não entrar em colapso toda vez que um problema alien (de outro mundo) aparece pra eu resolver?”. Calma que eu vou te explicar, pequeno gafanhoto! 🙂

Primeiro você tem que entender a sua nova realidade de lider. Você está vivendo uma nova realidade em que deverá quebrar alguns paradigmas profissionais. Pessoas dependem de você. Negócios dependem de você. Você tem que esperar por qualquer coisa, a qualquer hora, de qualquer jeito. E aí está a grande dificuldade da liderança.

Uma coisa é se preparar para um vestibular, um exame qualquer, ou até pra uma bronca da patroa por ter ido naquele bar com os amigos. Nesses casos, apesar das variáveis, você sabe o que te espera e o que você tem que fazer para tornar cada um dos desafios mais fáceis (no caso, estudar para o vestibular e para os exames, e um buquê de flores com uma bela caixa de chocolates). Agora como líder, não sabendo o que terá que enfrentar, como se preparar?

Não existe receita de bolo. Se você continuou lendo este post pensando encontrar uma solução mágica para o problema, esqueça! Mas o que vou passar agora pode ajudar muito pessoas que acabaram de ganhar um cargo de liderança e estão um pouco inseguras. Para estas pessoas eu digo:

  • Seja um eterno estudante. Você nunca saberá tudo o que precisa. Estude, leia, crie a sua cultura do aprendizado contínuo.
  • Seja humilde. Saiba pedir ajuda quando precisar. Não seja orgulhoso a ponto de colocar sua credibilidade em jogo.
  • Saiba errar. Você é humano, e por mais estranho que pareça, humanos erram! Saiba reconhecer seus erros e aprender com eles. Como eu disse no meu post anterior, erros sempre geram boas oportunidades. Só não faça do erro sua rotina!
  • Nunca se conforme. Se algo que fez não o agradou, ou se viu algo que acha que pode ser melhor, não morra no pensamento. Nunca perca uma boa oportunidade por omissão.
  • Crie um círculo de confiança. Saiba em quem você pode confiar e em quem não pode. Sozinho você não chegará a lugar algum.
  • Invista em sua equipe. Identifique seus potenciais gênios e invista neles. Treine. Delegue. Aconselhe. Motive. Cultive pessoas que morram por você!
  • Preserve sua imagem. Seu caráter é tudo. Seja sempre honesto, transparente e prestativo. E lembre-se: a primeira impressão é sempre a mais importante.
  • Invista no que dá retorno. Não adianta querer atender a todos com toda a atenção possível. Fazer isso é pedir pra fracassar. Identifique seus clientes inovadores, com idéias que realmente agregam a você e a empresa. Esses clientes que te levarão pra cima!
  • Invista no “Agora”. Não cultive a procrastinação em sua gestão. Não espere sempre o melhor momento pra fazer algo. Ação é a palavra que todos os gerentes adoram. Saiba operacionalizar suas idéias.
  • Ouse. Seja ousado nas suas idéias. Não pense pequeno. Pense como um empreendedor. Pense como se a empresa fosse sua!

Bom, essas são algumas dicas que, com minha vivência, consegui identificar. Tenho certeza que tem muita coisa que deixei de citar, mas isso não é um manual e sim um pequeno post de dicas de como se dar bem numa posição que vira-e-mexe te deixa em posições desconfortáveis! Boa sorte a quem está ingressando neste mercado e parabéns para aqueles que sobreviveram pra contar a história!