10 dicas para usar bem o e-mail

25 09 2007

Achei genial em sua simplicidade o artigo “10 Simple Tips for Using Email” do lifehack.org. Genial por ser objetivo, sucinto e por demais importante em seu conteúdo. Tanto que fiz uma pequena síntese traduzida e aqui deixo para quem interessar.

Email
“Não adianta ter se não sabe usar!”

Tenha diferentes e-mais para diferentes propósitos: um para contatos profissionais, outro para amigos, outro para trabalho. Separe as coisas por interesse. Por exemplo, você não quer abrir seu e-mail num final de semana e se deparar com uma mensagem desagradável do seu chefe. Pode-se achar desconfortável ter várias contas de e-mail, mais o preço faz jus as vantagens!

E-mail nem sempre é o melhor tipo de conversa: se o assunto for importante e você notar que terá que escrever muito pra alguém te entender, está na hora de deixar a tecnologia de lado e partir pra maneira conservadora de comunicação: face-a-face! Tenha bom senso e saiba quando deve usar um ou outro.

Não diga por e-mail o que não diria pessoalmente: sempre é bom lembrar! Seja educado e evite troca de desaforos por e-mail. Você se arrependerá com certeza. É fácil você ser desaforado por e-mail poisé um meio impessoal. Seja cuidadoso.

Use um bom título: um bom assunto ajuda a aumentar as chances de seu destinatário ler seu e-mail. Um assunto ruim garantirá que ele vá para a pasta “Lixo Eletrônico”! 🙂

Não assassine o Português: e eu não estou falando do seu Manoel da padaria! Só por que é e-mail, moderninho, da moda, não significa que tem que escrever como um adolescente no MSN. Isso indica preguiça e falta de cuidado. Se está com pressa, então deixe pra responder quando tiver tempo!

Vá direto ao ponto: e-mails nasceram para serem breves. Se tiver que escrever mensagens longas, divida-as em blocos menores com começo, meio e fim, facilitando a compreensão. Isso é bom pra quem escreve e pra quem lê.

Avise quando receber e-mails importantes: se alguém lhe enviar um e-mail com um texto ou arquivo importante, responda a pessoa assim que ler a mensagem. Uma resposta bem sucinta, por e-mail mesmo. Isso ajuda a evitar desencontros nas informações.

Tenha cuidado com o “Responder a todos”: se você é um novato no Outlook, procure saber bem a diferença entre “Responder” e “Responder a todos”. É extremamente embaraçoso ver sua resposta sendo lida por todos e você não saber! Tenha cuidado!

Tenha sua assinatura de e-mail: é legal, passa uma imagem profissional e te ajuda a não ter que ficar digitando as mesmas informações no final de cada e-mail que escreve. E lembre-se: as pessoas poderão querer te contatar de outras maneiras além do e-mail, assim, tenha certeza de possuir um número de telefone e um endereço. Aproveite também para incluir os endereços dos seus sites, se possuir. Isso dará a chance de conhecerem um pouco mais sobre você!

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One response

29 09 2007
Lu

Também li esse post no lifehack e juntei com outras dicas para escrever sobre o assunto 🙂 Impressionante é que ainda tem gente sem noção que não usa nem UMA das 10 idéias, não é mesmo?

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